صورتجلسات اسنادی هستند که امکان ثبت رسمی وقایع را فراهم می کنند. از صورتجلسه برای مستندسازی رویداد در صورت وقوع، ارجاع به آن در صورت لزوم، به اشتراک گذاشتن اطلاعات به صورت رسمی و صحیح و حمایت قانونی استفاده می شود. اعلام رسمی این حادثه طی صورتجلسه ای ارائه می شود.

دقیقه چیست؟

نگهداری صورتجلسه فرآیند ثبت رسمی محتوای یک رویداد، یک جلسه، یک فرآیند تراکنش یا یک مکالمه دقیقاً همانطور که هست است. صورتجلسه ای برای حمایت در فرآیندهای قانونی، ثبت رسمی حادثه، ارجاع آن به عنوان سند رسمی در فرآیندهای قانونی و انتقال دقیق وضعیت صورت می گیرد.

صورتجلسه ای که توسط مؤسسات رسمی تنظیم می شود می تواند به امضای پلیس، سردفتر، دادگاه، شرکت ها، ادارات دولتی یا مؤسسات رسمی برسد.

چگونه دقیقه نگه داریم؟

از آنجایی که صورتجلسه اسناد رسمی است، قوانین خاصی وجود دارد که هنگام تنظیم آنها باید رعایت شود. رویه های صورتجلسه ممکن است تغییرات و جزئیات متفاوتی در رابطه با ماهیت و مکان رویدادی که باید ثبت شود، داشته باشد. می توانید شرایط زیر را به عنوان نمونه ای از نحوه نگهداری دقیقه اعمال کنید:

قبل از شروع محتوای صورتجلسه باید عنوان آن را طبق قوانین بنویسید. در صورت عدم وجود وضعیت خاصی برای حادثه موضوع گزارش، عنوان در وسط صفحه و با حروف بزرگ به صورت MINUTES نوشته شود.
پس از بیان ماهیت حادثه تشریح شده در گزارش، اطلاعات دقیقی از حادثه ارائه شود. علاوه بر اطلاعات دقیق در مورد حادثه، نحوه به دست آوردن اطلاعات حادثه نیز باید در گزارش درج شود.
اطلاعاتی مانند اینکه حادثه چیست، کجا اتفاق افتاده و تاریخ و زمان باید به وضوح بیان شود.
اگر شواهدی وجود داشته باشد که بتوان آنها را به عنوان مدرک در مورد رویداد ذکر شده در گزارش تلقی کرد، باید آنها را نیز به گزارش اضافه کرد. اطلاعات مربوط به نحوه به دست آوردن شواهد نیز باید در گزارش گنجانده شود.
اگر دقیقه بیش از یک صفحه را اشغال کند، پشت صفحات باید خالی بماند و صفحات جدید باید شماره گذاری شوند.
امضای مرطوب افرادی که اطلاعات آنها در صورتجلسه درج شده است نیز الزامی است. صورتجلسه بدون امضا معتبر نیست.

مواردی که باید در هنگام تهیه صورتجلسه در نظر گرفت

از آنجایی که صورتجلسه اسناد رسمی است، هنگام تنظیم صورتجلسات باید الگوها و قوانین خاصی رعایت شود. نکات مهم در تنظیم صورتجلسه به شرح زیر است:

باید روی کاغذهای A4 یا A5 تهیه شود.
عنوان صورتجلسه با حروف بزرگ در وسط صفحه نوشته شود.
تاریخ و زمان حادثه، جزئیات نحوه وقوع حادثه و نحوه اطلاع از حادثه باید با جزئیات ذکر شود.
مدارک مربوط به حادثه نیز باید در گزارش گنجانده شود.
اطلاعات هویتی افراد ذکر شده در صورتجلسه نیز باید درج شود.
در پایان صورتجلسه تاریخ و ساعت تنظیم صورتجلسه و امضای افراد ذکر شده قید شود تا پایان آن مشخص باشد.

دقایق چه فایده ای دارد؟

صورتجلسه به عنوان اسناد رسمی در مواردی که حادثه نیاز به گزارش دارد، نگهداری می شود. صورتجلسه به عنوان حمایت قانونی و قانونی برای رویدادهای رخ داده، به عنوان مرجعی برای موقعیت های مدیریتی شرکت و روابط کارمند و کارفرما عمل می کند. برای اینکه صورتجلسه به عنوان اسناد رسمی ارائه شود و برای حادثه مفید واقع شود باید با اطلاعات واقعی و دقت تنظیم شود. صورتجلسه می تواند به عنوان اسناد رسمی برای رویدادها و اهداف مختلف استفاده شود. می‌توانیم مزایای ثبت صورتجلسه را به شرح زیر فهرست کنیم:

آنها با استفاده از صورتجلسه ای که توسط دادگاه، دفاتر اسناد رسمی، دفاتر رسمی یا مؤسسات عمومی به عنوان مدرک در فرآیندهای حقوقی نگهداری می شود، حمایت قانونی می کنند.
در مواردی که نیاز به مجازات یا رسیدگی کیفری باشد، صورتجلسه به عنوان اسناد رسمی در خصوص روند حادثه به دادگاه ارائه می شود.
در مؤسسات تجاری، برای حفظ جزئیات محتوای جلسات و بحث‌ها، می‌توان صورتجلسه داشت. این دقایق ممکن است در تصمیم گیری های آینده مورد استفاده قرار گیرد.
برای محافظت از کارفرما و کارمند در فرآیندهای قانونی مربوط به رویدادهای محل کار، می توان صورتجلسه هایی را در محل کار نگه داشت.

چگونه با توجه به موقعیت آنها دقیقه نگه دارید؟

در مواردی که حادثه نیاز به ثبت داشته باشد، می توان صورتجلسه داشت، البته در مناطق مختلف. برای زندگی تجاری، وضعیت تحصیلی و سلامتی، و رسیدگی های حقوقی یا کیفری می توان صورتجلسه ای داشت. در صورت بروز مشکلات در معاینات و درمان های بیمارستانی، می توان گزارشی از وضعیت سلامت، گزارش تنبیهاتی مانند انضباط در زندگی تحصیلی، گزارشی برای هرگونه مشکل در مناطق نظامی یا حادثه در محل کار تهیه کرد.

چگونه گزارش تصادفات رانندگی را نگه داریم؟

گزارش تصادفات رانندگی با خسارت مادی طبق قوانین زیر قابل تهیه است:

گزارش باید فقط توسط افراد درگیر در حادثه در دو نسخه پر شود. در صورت تصادف، پر کردن گزارش حتی در صورت نداشتن گواهینامه الزامی است.
هر چند فرم پر شده برای صورتجلسه فتوکپی باشد، امضای خیس طرفین باید در صورتجلسه موجود باشد.
اطلاعات فرم باید به صورت ناقص پر شده و علت حادثه به طور واضح بیان شود.
از آنجایی که در صورت عدم شناسایی شرکت و بیمه نامه، گزارش فاقد اعتبار خواهد بود، شماره شرکت های بیمه و بیمه نامه تردد طرفین باید به طور کامل و دقیق ذکر شود.
گزارش باید ظرف پنج روز کاری به شرکت بیمه ارائه شود.

چگونه گزارش های نظامی را نگه داریم؟

در زمینه های نظامی، صورتجلسه معمولاً دارای قالب ثابت است. برای مثال، اگر گزارش مربوط به یک حادثه انضباطی باشد، عنوانی مانند «گزارش تشخیص بی‌انضباطی» در قسمت میانی بالای صفحه گزارش نوشته می‌شود. پس از ذکر تاریخ، زمان دقیق و محل دقیق حادثه، اطلاعات مربوط به حادثه و اسامی ذکر شده در حادثه در گزارش درج می شود. پس از درج تاریخ تنظیم صورتجلسه در پایان، صورتجلسه با امضای خیس اشخاص مذکور در صورتجلسه و شخصی که صورتجلسه را تنظیم کرده است، نهایی می شود.

چگونه گزارش های دانشجویی را نگه داریم؟

مانند سایر دقایق، پس از اینکه عنوان گزارش با حروف بزرگ نوشته شد، تاریخ، زمان، جزئیات رویداد و اسامی ذکر شده در رویداد درج می شود. پس از اضافه شدن تاریخ صورتجلسه به پایان، صورتجلسه با امضای خیس دانش آموز، معلم، معاون مدیر و مدیر نهایی می شود.